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POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

 

POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO Y

 LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

LA ESCUELA – FOTOGRAFÍA DE MODA Y PRODUCTO

En virtud de los dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y demás decretos y normas complementarias, EL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES deberá autorizar, por cualquier medio, de forma expresa o tácita, que LA ESCUELA FOTOGRAFÍA DE MODA Y PRODUCTO S.A.S, sociedad comercial del tipo por acciones simplificadas, identificada con el NIT 901280715 – 6 y debidamente inscrita ante la Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia (en adelante, La Escuela), como responsable y encargado de la base de datos, recolecte, recaude, almacene, use, circule, suprima, procese, compile, intercambie, dé tratamiento, actualice y disponga de los datos personales que de forma libre y espontánea suministre a La Escuela, los cuales serán incorporados en distintas bases o bancos de datos de titularidad de LA ESCUELA FOTOGRAFÍA DE MODA Y PRODUCTO S.A.S.

 

Dicha información será utilizada exclusivamente en el desarrollo de las funciones propias de la Escuela como persona jurídica que ofrece servicios como Institución de Educación para El Trabajo y el Desarrollo Humano – ETDH  según se hace constar en la Resolución No. 201950007259 de 2019.

 

No obstante lo anterior, el titular de los datos podrá en cualquier momento, de forma expresa, directa, inequívoca y por escrito solicitarle a La Escuela, o sus encargados, que sus datos sean suprimidos de las bases o banco de datos pertinentes.

 

En virtud de lo anterior, La Escuela expide la siguiente política de tratamiento de datos personales (en adelante la Política), por medio de la cual establece los lineamientos de seguridad de la información para el tratamiento de datos personales dentro de sus instalaciones y en relación con datos que sean también facilitados de forma virtual para los cursos de extensión. Su principal objetivo es realizar y establecer la adecuada protección de los Datos Personales de los cuales La Escuela es tanto responsable como encargado, así como el cumplimiento de la legislación aplicable al tema. Igualmente, establecer los procedimientos para el tratamiento de los datos personales (o simplemente, datos), su alcance y finalidades, e implantar los mecanismos mediante los cuales garantizará a los titulares de los Datos Personales la protección de sus derechos.

 

 

CONSIDERACIONES PREVIAS

 

 

PRIMERA. LA ESCUELA FOTOGRAFÍA DE MODA Y PRODUCTO S.A.S ha incorporado dentro de sus lineamientos y políticas internas lo establecido por la Ley 1581 de 2012, la cual reglamenta la protección de datos personales.

 

SGUNDA. En cumplimiento del Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia y la normatividad vigente en relación con la seguridad de la información recopilada de terceros, LA ESCUELA FOTOGRAFÍA DE MODA Y PRODUCTO S.A.S , expide la presente Política de Uso de Datos Personales (PUDP) que contiene los lineamientos de protección y uso de datos personales que se encuentren bajo su custodia.

 

TERCERA. Es obligación tanto de LA ESCUELA FOTOGRAFÍA DE MODA Y PRODUCTO S.A.S como de sus empleados y contratistas, seguir, acatar y cumplir la presente Política en cuanto a las instrucciones impartidas de tratamiento a los Datos Personales, cuyo incumplimiento pueda generar perjuicios a los titulares de estos.

 

CUARTA. La normativa vigente que regula el tratamiento de Datos Personales contiene una serie de sanciones económicas y no económicas, algunas incluso privativas de la libertad, en caso de incumplimiento. Dado esto, todos los destinatarios de esta Política deberán garantizar en todo momento el cumplimiento al derecho a la intimidad, habbeas data y protección de Datos Personales, con el fin de evitar la causación de daños y perjuicios a los titulares de los Datos.

 

QUINTA. En la Política que se desarrolla en este escrito, es fundamental la inclusión de los Datos Personales relacionados con los empleados de LA ESCUELA FOTOGRAFÍA DE MODA Y PRODUCTO S.A.S y sus contratistas, así como de sus proveedores y clientes o usuarios, con el fin de respetar los derechos y garantías de tales personales.

 

Dadas las anteriores consideraciones que fundamentan la protección de Datos Personales en La Escuela, a continuación, se reproducen las disposiciones para su tratamiento, las cuales son de obligatorio cumplimiento para todos los destinatarios de esta Política.

 

 

  1. DEFINICIONES

 

  • Base de Datos Personales. Es todo conjunto organizado de datos de carácter personal, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso.
  • Base de datos automatizada. Es el conjunto organizado de datos de carácter personal que son creados, tratados y/o almacenados a través de programas de ordenador o software.
  • Base de datos no automatizada. Es el conjunto organizado de datos de carácter personal que son creados, tratados y/o almacenados de forma manual, con ausencia de programas de ordenador o software.
  • Cesión de datos. Tratamiento de datos que supone su revelación a una persona diferente al Titular del dato o distinta de quien estaba habilitado como cesionario.
  • Custodio de la base de datos. Es la persona física que tiene bajo su custodia la base de Datos Personales.
  • Dato personal. Es cualquier dato y/o información que identifique a una persona física o la haga identificable. Pueden ser datos numéricos, alfabéticos, gráficos, visuales, biométricos, auditivos, perfiles o de cualquier otro tipo.
  • Dato personal sensible. Es una categoría especial de datos de carácter personal especialmente protegido, por tratarse de aquellos concernientes a la salud, sexo, filiación política, raza u origen étnico, huellas biométricas, entre otros, que hacen parte del haber íntimo de la persona y pueden ser recolectados únicamente con el consentimiento expreso e informado de su Titular y en los casos previstos en la ley.
  • Encargado del Tratamiento. Es la persona física o jurídica, autoridad pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable.
  • Fuentes Accesibles al Público. Se refiere a aquellas bases contentivas de Datos Personales cuya consulta puede ser realizada, por cualquier persona, que puede incluir o no el pago de una contraprestación a cambio del servicio de acceso a tales datos. Tienen esta condición de fuentes accesibles al público las guías telefónicas, los directorios de la industria o sectoriales, entre otras, siempre y cuando la información se limite a Dato Personales de carácter general o que contenga generalidades de ley. Tendrán esta condición los medios de comunicación impresos, diario oficial y demás medios de comunicación.
  • Habeas Data. Derecho fundamental de toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar la información y Datos Personales que de ella se hayan recolectado y/o se traten en bases de datos públicas o privadas, conforme lo dispuesto en la ley y demás normatividad aplicable.
  • Procedimiento de análisis y creación de Información. Es la creación de información respecto de una persona, a partir del análisis y tratamiento de los Datos Personales recolectados y autorizados, para fines de analizar y extraer perfiles o hábitos de comportamiento, que generan un valor agregado sobre la información obtenida del Titular de cada dato personal.
  • Procedimiento de Disociación. Hace referencia a todo tratamiento de Datos Personales de modo que la información que se obtenga no pueda asociarse a persona identificada o identificable.
  • Principios para el tratamiento de datos. Son las reglas fundamentales, de orden legal y/o jurisprudencial, que inspiran y orientan el tratamiento de Datos Personales, a partir de los cuales se determinan acciones y criterios para dar solución a la posible colisión entre el derecho a la intimidad, habeas data y protección de los Datos Personales, y el derecho a la información.
  • Propietario de la base de datos. Dentro de los procesos de LA ESCUELA FOTOGRAFÍA DE MODA Y PRODUCTO S.A.S es el propietario de la base de datos de sus clientes, proveedores, empleados y contratistas. Dado esto, tiene bajo su responsabilidad el tratamiento de estos y su gestión.
  • Responsable del Tratamiento. Es la persona física o jurídica, de naturaleza pública o privada, que recolecta los Datos Personales y decide sobre la finalidad, contenido y uso de la base de datos para su tratamiento.
  • Titular del dato personal. Es la persona física cuyos datos sean objeto de tratamiento. Respecto de las personas jurídicas se predica el nombre como derecho fundamental protegido constitucionalmente.
  • Tratamiento de Datos. Cualquier operación o conjunto de operaciones y procedimientos técnicos de carácter automatizado o no que se realizan sobre Datos Personales, tales como la recolección, grabación, almacenamiento, conservación, uso, circulación, modificación, bloqueo, cancelación, entre otros.
  • Usuario. Es la persona natural o jurídica que tiene interés en el uso de la información de carácter personal.
  • Violación de Datos Personales. Es el delito creado por la ley 1273 de 2009, contenido en el artículo 269 F del Código Penal Colombiano. La conducta prohibida es la siguiente: “El que, sin estar facultado para ello, con provecho propio o de un tercero, obtenga, compile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, envíe, compre, intercepte, divulgue, modifique o emplee códigos personales, Datos Personales contenidos en base de datos, archivos, bases de datos o medios semejantes, incurrirá en pena de prisión de cuarenta y ocho (48) a noventa y seis (96) meses y en multa de 100 a 1000 salarios mínimos legales mensuales vigentes”.
  • Violaciones de las Medidas de Seguridad de los Datos Será considerado incidente de seguridad aquella situación que implique una violación de las medidas de seguridad adoptadas por La Escuela para proteger los Datos Personales entregados para su custodia sea como Responsable y/o Encargado, así como cualquier otra conducta que constituya un tratamiento inadecuado de Datos Personales en contravía de lo aquí dispuesto o de lo señalado en la Ley. Todo incidente de seguridad que comprometa los Datos Personales en poder de La Escuela deberá ser informado a la autoridad de control en la materia.

 

 

  1. OBJETO

 

 

El objeto de esta Política de Tratamiento de Datos Personales consiste en adoptar y fundar los lineamientos aplicables al tratamiento de Datos Personales recolectados, tratados y/o recolectados por La Escuela en desarrollo de su objeto, sea como encargado o responsable de los mismos.

 

Esta Política cumple con lo dispuesto en la normatividad que regula la Protección de Datos Personales, en cuanto a la garantía de la intimidad de las personas, ejercicio de habbeas data y protección de Datos Personales en concordancia con el derecho a la información, de manera que regulen proporcionalmente estos derechos en La Escuela y se pueda prevenir la vulneración de éstos.

 

 

  • ÁMBITO DE APLICACIÓN

 

La presente Política se aplicará a cualquier tratamiento de Datos Personales recolectados por La Escuela en donde éste tenga presencia o desarrolle su objeto, esto en virtud de tratados internacionales, relaciones contractuales y demás. Esta Política pretende ser aplicable a terceras personas con las que La Escuela contrate, con el fin de que ellas conozcan las obligaciones que les aplicarán cuando tengan acceso a los Datos Personales recolectados por la contratante.

 

Los principios y disposiciones contenidas en esta Política se aplicarán a cualquier base de Datos Personales que se encuentre en custodia de La Escuela bien sea en calidad de responsable y/o encargado del tratamiento.

 

 

  1. DESTINATARIOS DE LA PRESENTE POLÍTICA

 

La presente Política se aplicará, y por ende obligará, a las siguientes personas:

 

  1. Representantes Legales y/o administradores de LA ESCUELA FOTOGRAFÍA DE MODA Y PRODUCTO S.A.S
  2. Personal interno de la Escuela, directivos o no, que custodien y traten bases de Datos Personales.
  3. Contratistas y personas naturales o jurídicas que presenten sus servicios a La Escuela bajo cualquier tipo de modalidad contractual, en virtud de la cual se realice cualquier tratamiento o acceso a Datos Personales.
  4. Las demás personas que establezca la Ley.

 

 

  1. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

La Escuela, en desarrollo de sus actividades, se someterá a los siguientes principios o reglas fundamentales, con base en las cuales se determinarán los procesos internos relacionados con el tratamiento de Datos Personales, los cuales deberán entenderse de manera coherente, armónica, integral y sistemática con el fin de resolver los conflictos que puedan legar a surgir en relación con el tratamiento de Datos Personales.

 

  • Consentimiento informado o principio de Libertad: El tratamiento de Datos Personales al interior de La Escuela, y por parte de LA ESCUELA FOTOGRAFÍA DE MODA Y PRODUCTO S.A.S, sólo puede hacerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos, tratados o divulgados sin autorización del Titular salvo mandato legal o judicial que supla el consentimiento del Titular.
  • Legalidad: El tratamiento de Datos Personales en Colombia es una actividad reglada y por ende los procesos internos y destinatarios de esta Política deben sujetarse a lo dispuesto en esta Política.
  • Finalidad del Dato: El tratamiento de Datos Personales debe obedecer a una finalidad legítima, acorde con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada de manera concreta, precisa y previa al Titular para que éste exprese su consentimiento informado.
  • Calidad o veracidad del dato: Los datos de carácter personal recolectados por La Escuela deben ser veraces, completos, exactos, comprobables, comprensibles y mantenerse actualizados. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, fraccionados, incompletos o que induzcan a error.
  • Transparencia: En el tratamiento de Datos Personales se garantizará el derecho del Titular a obtener y conocer del Responsable y/o Encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernen.
  • Pertinencia del dato: En la recolección de los Datos Personales por parte de La Escuela se deberá tener en cuenta la finalidad del tratamiento y/o de la base de datos; por tanto deben ser datos adecuados, pertinentes y no excesivos ni desproporcionados en relación con la finalidad. Se prohíbe la recolección de Datos Personales desproporcionados en relación con la finalidad para la cual se obtienen.
  • Acceso y Circulación Restringida: Los Datos Personales que recolecte o trate el La Escuela serán usados por esta compañía solo en el ámbito de la finalidad y autorización concedida por el Titular del dato personal, por tanto, no podrán ser accedidos, transferidos, cedidos ni comunicados a terceros. Los Datos Personales bajo custodia de La Escuela no podrán estar disponibles en Internet o en cualquier otro medio de divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable y seguro, y para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a lo dispuesto en la ley y los principios que gobiernan la materia.
  • Temporalidad del dato: Agotada la finalidad para la cual fue recolectado y/o tratado el Dato Personal, La Escuela deberá cesar en su uso y por ende adoptará las medidas de seguridad pertinentes a tal fin. Para ello se tendrán en cuenta las obligaciones de ley comercial en materia de conservación de libros de comercio y correspondencia del comerciante.
  • Seguridad del Dato: La Escuela, en calidad de Responsable o Encargado del tratamiento de Datos Personales, según el caso, adoptará las medidas de seguridad físicas, tecnológicas y/o administrativas que sean necesarias para garantizar los atributos de integridad, autenticidad y confiabilidad de los Datos Personales. La Escuela, conforme la clasificación de los Datos Personales implementará las medidas de seguridad de nivel alto, medio o bajo, aplicables según el caso, con el fin de evitar la adulteración, pérdida, fuga, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Confidencialidad: La Escuela y todas las personas que intervengan en el tratamiento de Datos Personales, tienen la obligación profesional de guardar y mantener la reserva de tales datos, obligación que subsiste aún finalizada la relación contractual. La Escuela implementará, en sus relaciones contractuales, cláusulas de protección de datos en este sentido.
  • Deber de Información. La Escuela informará a los Titulares de los Datos Personales, así como a los Responsables y Encargados del tratamiento, del régimen de protección de Datos Personales adoptado por La Escuela, así como respecto de la finalidad y demás principios que regulan el tratamiento. Así mismo informará sobre la existencia de las bases de Datos Personales que custodie, los derechos y el ejercicio del habeas data por parte de los Titulares, procediendo al registro que exige la ley.
  • Protección especial de datos sensibles. La Escuela no recolectará ni tratará Datos Personales ligados exclusivamente a ideologías políticas, afiliación sindical, creencias religiosas, vida sexual, origen étnico, datos de salud, y datos de menores de edad, salvo en aquellos casos de ley en los cuales no se requiera del consentimiento o excepto con la autorización expresa del Titular o su representante- dejando claro que es de carácter facultativo responder preguntas que versen sobre este tipo de datos. Los Datos Personales de carácter sensible que se puedan obtener en procesos de la actividad de La Escuela serán protegidos a través de medidas de seguridad altas.

 

 

  1. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS

 

Los Titulares de los Datos Personales contenidos en bases de datos que reposen en los sistemas de información de La Escuela, tienen los derechos descritos en este capítulo en ejercicio de las garantías consagradas en el Constitución Política y la Ley.

 

El ejercicio de estos derechos será gratuito e ilimitado por parte del Titular, sin perjuicio de disposiciones legales que regulen el ejercicio de estos. Para esto, La Escuela pone a disposición de los titulares de los Datos Personales el siguiente mail: [email protected].

 

El ejercicio del habeas data, expresado en los siguientes derechos, constituye una potestad personalísima y serán ejercidos por el Titular de manera exclusiva, salvo las excepciones de ley.

 

  • Derecho de Acceso: Este derecho comprende la facultad del Titular de obtener toda la información respecto de sus propios Datos Personales, sean parciales o completos, del tratamiento aplicado a los mismos, de la finalidad del tratamiento, la ubicación de las bases de datos que contienen sus Datos Personales, y sobre las comunicaciones y/o cesiones realizadas respecto de ellos, sean estas autorizadas o no.
  • Derecho de Actualización: Este derecho comprende la facultad del Titular del dato de actualizar sus Datos Personales cuando éstos hayan tenido alguna variación.
  • Derecho de Rectificación: Este Derecho comprende la facultad del Titular de modificar los datos que resulten ser inexactos, incompletos o inexistentes.
  • Derecho de Cancelación: Este Derecho comprende la facultad del Titular de cancelar sus Datos Personales o suprimirlos cuando sean excesivos, no pertinentes, o el tratamiento sea contrario a las normas, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley.
  • Derecho a la Revocatoria del Consentimiento: El Titular tiene el derecho de revocar el consentimiento o la autorización que habilitaba a La Escuela para un tratamiento con determinada finalidad, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley y/o que sea necesario en un marco contractual específico.
  • Derecho de Oposición: Este derecho comprende la facultad del Titular de oponerse al tratamiento de sus Datos Personales, salvo los casos en que tal derecho no proceda por disposición legal o por vulnerar intereses generales superiores al interés particular. La Escuela, con base en los legítimos derechos que argumente el Titular, hará un juicio de proporcionalidad o ponderación con el fin de determinar la preeminencia o no del derecho particular del Titular sobre otros derechos, verbigracia, el derecho de información.
  • Derecho a presentar Quejas y Reclamos o a ejercer Acciones: El Titular tiene derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que fuera competente, quejas y reclamos, así como las acciones que resultaren pertinentes, para la protección de sus datos. La Escuela dará respuesta a los requerimientos que realicen las autoridades competentes en relación con estos derechos de los Titulares.
  • Derecho a otorgar Autorización para el tratamiento de datos: En desarrollo del principio del Consentimiento Informado, el Titular tiene derecho a otorgar su autorización, por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, para tratar sus Datos Personales por La Escuela.

De manera excepcional, esta autorización no será requerida en los siguientes casos:

  • Cuando sea requerida por entidad pública o administrativa en cumplimiento de sus funciones legales, o por orden judicial.
  • Cuando se trate de datos de naturaleza pública.
  • En casos de emergencia médica o sanitaria.
  • Cuando sea tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  • Cuando se trate de Datos Personales relacionados con el Registro Civil de las personas.

En estos casos, si bien no se requiere de la autorización del Titular, si tendrán aplicación los demás principios y disposiciones legales sobre protección de Datos Personales.

 

Estos derechos deberán ser informados al Titular de los Datos Personales toda vez que su autorización es requerida para el tratamiento de estos, de acuerdo con la Ley y lo establecido en la presente Política.

 

 

  • DEBERES DE LOS DESTINATARIOS DE ESTA NORMA RESPECTO DE LAS BASES DE DATOS PERSONALES CUANDO OSTENTEN LA CALIDAD DE RESPONSABLES Y/O ENCARGADOS.

 

  • Deberes de los RESPONSABLES del tratamiento de Datos Personales: Cuando La Escuela o cualquiera de los destinatarios de esta Política asuman la calidad de “Responsables” del tratamiento de Datos Personales, deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la Ley y en otras normatividades que rijan su actividad:
  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  • Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización y consentimiento otorgada por el Titular.
  • Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
  • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
  • Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
  • Exigir al Encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en esta Política y en la ley.
  • Informar al Encargado del tratamiento la circunstancia de que determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  • Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
  • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

  • Deberes de los ENCARGADOS del tratamiento de Datos Personales: Cuando La Escuela o cualquiera de los destinatarios de esta Política asuman la calidad de “Encargados” del tratamiento del Dato Personal, deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás reglamentaciones previstas en la Ley y en otras que rijan su actividad:
  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habbeas data.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley.
  • Actualizar la información reportada por los Responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
  • Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en esta Política y en la ley.
  • Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  • Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
  • Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

  • Deberes comunes de los RESPONSABLES y ENCARGADOS del tratamiento de Datos Personales: Además de los deberes antes mencionados en cabeza de La Escuela y demás destinatarios de esta Política que asuman la calidad de ENCARGADO y/o RESPONSABLE del tratamiento de Datos Personales, de manera complementaria asumirán las responsabilidades que a continuación se enumeran:

 

  • Aplicar las medidas de seguridad conforme la clasificación de los Datos Personales que trata el La Escuela.
  • Adoptar procedimientos de recuperación de desastres aplicables a las bases de datos que contengan Datos Personales.
  • Adoptar procedimientos de Respaldo o Back Up de las bases de datos que contienen Datos Personales.
  • Auditar de forma periódica el cumplimiento de esta Política por parte de los destinatarios de esta.
  • Gestionar de manera segura las bases de datos que contengan Datos Personales.
  • Aplicar esta Política sobre protección de Datos Personales en armonía con la Política de Seguridad de la Información.
  • Llevar un registro central de las bases de datos que contengan Datos Personales que comprenda el historial desde su creación, tratamiento de la información y cancelación de la base de datos.
  • Gestionar de manera segura el acceso a las bases de Datos Personales contenidos en los sistemas de información, en los que actúe como Responsable o Encargado del tratamiento.
  • Disponer de un procedimiento para gestionar los incidentes de seguridad respecto de las bases de datos que contengan Datos Personales.
  • Regular en los contratos con terceros el acceso a las bases que contengan datos de carácter personal.

 

 

  • PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE INFORMACIÓN, ACCESO, ACTUALIZACIÓN, RECTIFICACIÓN, CANCELACIÓN Y OPOSICIÓN DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES.

 

  • El Titular y/o interesado en ejercer uno de estos derechos, acreditará esta condición mediante copia del documento pertinente y de su documento de su identidad, que podrá suministrar por medio físico o digital. En caso de que el Titular este representado por un tercero deberá allegarse el respectivo poder, el cual deberá tener reconocimiento del contenido ante notario. El apoderado deberá igualmente acreditar su identidad en los términos indicados.
  • La solicitud para ejercer cualquiera de los derechos mencionados deberá hacerse en soporte escrito, sea este físico o digital. La solicitud de ejercicio de los derechos mencionados podrá dirigirse a la dirección principal o al correo electrónico habilitado por La Escuela para el ejercicio del habbeas data. La Escuela podrá disponer de otros medios para que el Titular ejerza sus derechos.
  • La solicitud de ejercicio de cualquiera de los derechos mencionados contendrá la siguiente información:
  • Nombre del Titular, y de sus representantes, de ser el caso.
  • Petición concreta y precisa de información, acceso, actualización, rectificación, cancelación, oposición o revocatoria del consentimiento. En cada caso la petición deberá estar razonablemente fundamentada para que La Escuela proceda como Responsable de la base de datos a dar respuesta.
  • Dirección física y/o electrónica para notificaciones.
  • Documentos que soportan la solicitud.
  • Firma de la solicitud por parte del Titular.

 

Si faltare alguno de los requisitos aquí indicados, La Escuela así lo comunicará al interesado dentro de los 7 días siguientes a la recepción de la solicitud, para que los mismos sean subsanados, procediendo entonces a dar respuesta a la solicitud de habbeas data presentada. Si transcurridos dos (2) meses sin que presente la información requerida, se entenderá que se ha desistido de la solicitud. La Escuela podrá disponer de formatos físicos y/o digitales para el ejercicio de este derecho y en ellos indicará si se trata de una consulta o de un reclamo del interesado. Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la recepción completa de la solicitud, La Escuela indicará que se trata de un reclamo en trámite.

 

La Escuela, cuando sea Responsable de la base de Datos Personales contenidos en sus sistemas de información, dará respuesta a la solicitud en el término de diez (10) días si se trata de una consulta; y de quince días (15) días si se trata de un reclamo. En igual término se pronunciará La Escuela cuando verifique que en sus sistemas de información no tiene Datos Personales del interesado que ejerce alguno de los derechos indicados.

 

En caso de reclamo, si no fuere posible dar respuesta dentro del término de (15) quince días, se informará al interesado los motivos de demora y la fecha en la que se atenderá el reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los 8 días hábiles siguientes al vencimiento de los primeros 15 días.

 

La Escuela documentará y almacenará las solicitudes realizadas por los Titulares de los datos o por los interesados en ejercicio de cualquiera de los derechos, así como las respuestas a tales solicitudes. Esta información será tratada conforme a las normas aplicables a la correspondencia de la Escuela.

 

Para acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio en ejercicio de las acciones legales contempladas para los Titulares de datos o interesados, se deberá agotar previamente el trámite de consultas y/o reclamos aquí descrito.

 

 

  1. REGISTRO CENTRAL DE BASES DE DATOS PERSONALES

 

La Escuela, como Responsable del tratamiento de Datos Personales, en desarrollo de su objeto o actividad comercial, así como respecto de aquellos en los cuales tenga la calidad de Encargado, dispondrá de un registro central en el cual relacionará cada una de las bases de datos contenidas en sus sistemas de información.

 

El registro central de las bases de Datos Personales permitirá:

 

  • Inscribir toda la base de Datos Personales contenida en los sistemas de información de La Escuela. A cada base se le asignará un número de registro.
  • La inscripción de las bases de Datos Personales indicará:
  • El tipo de Dato Personal que contiene.
  • La finalidad y uso previsto de la base de datos.
  • Identificación de la(s) persona(s) en La Escuela que hace el tratamiento de la base de Datos Personales.
  • Sistema de tratamiento empleado (automatizado o manual) la base de Datos Personales.
  • Indicación del nivel y medidas de seguridad que aplican a la base de Datos Personales en virtud del tipo de Dato Personal que contiene.
  • Ubicación de la base de Datos Personales en los sistemas de información de La Escuela.
  • El grupo de personas de interés cuyos datos están contenidos en la base de Datos Personales.
  • La condición de La Escuela como Responsable o Encargado del tratamiento de la base de Datos Personales.
  • Autorización de comunicación o cesión de la base de datos, si existe.
  • Procedencia de los Datos Personales y procedimiento en la obtención del consentimiento.
  • Persona de La Escuela que custodia la base de Datos Personales.
  • Demás requisitos que sean aplicables al reglamento de la Ley que se llegare a expedir.
  • De manera mensual se registrará, para efectos de cumplimiento y solo si fuere necesario, los cambios surtidos en las bases de Datos Personales en relación con los requisitos antes enunciados.
  • La ocurrencia e historial de los incidentes de seguridad que se presenten contra alguna de las bases de Datos Personales custodiadas por La Escuela, serán documentados en este registro central.
  • El registro indicará las sanciones que llegaren a imponerse respecto del uso de la base de Datos Personales, indicando el origen de esta.
  • La cancelación de la base de Datos Personales será registrada indicando los motivos y las medidas técnicas adoptadas por La Escuela para hacer efectiva tal cancelación.

 

 

  1. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

Los procedimientos que conllevan tratamiento de Datos Personales por parte de La Escuela, en calidad de Responsable o Encargado de los mismos, se regirán por los siguientes lineamientos:

 

  • Datos Personales relacionados con la Gestión del Recurso Humano:
  • Tratamiento de Datos Personales antes de la relación contractual: La Escuela tratará los Datos Personales de sus empleados, contratistas, así como de aquellas personas que se postulen para vacantes en la empresa, esto es, en tres diferentes momentos: (i) antes, (ii) durante, y (iii) después de la relación laboral.

 

  • Antes de la relación contractual: La Escuela informará, de manera anticipada a las personas interesadas en particular en un proceso de selección, las reglas aplicables al tratamiento de Datos Personales que suministre el interesado, así como respecto de aquellos que se obtengan durante el proceso de selección.

 

Una vez La Escuela agote el proceso de selección informará el resultado negativo y entregará a las personas no seleccionadas los Datos Personales suministrados, salvo que los Titulares de los datos autoricen por escrito la destrucción o conservación de estos, cuando el Titular no sea seleccionado. La información obtenida por La Escuela respecto de quienes no fueron seleccionados será eliminada de sus sistemas de información, dando así cumplimiento al principio de finalidad.

 

Cuando La Escuela contrate procesos de selección de personal con terceros, regulará en los contratos el tratamiento que deberá dar a los Datos Personales entregados por los interesados, así como la destinación de la información personal obtenida del respectivo proceso.

 

Los Datos Personales e información obtenida del proceso de selección respecto del personal seleccionado para laborar con La Escuela serán almacenados en la carpeta personal, aplicando a esta información niveles y medidas de seguridad altas, en virtud de la potencialidad de que tal información contenta datos de carácter sensible.

 

La finalidad de la entrega de los Datos Personales suministrados por los interesados en las vacantes que habilite La Escuela y la información personal obtenida del proceso de selección se limita a la participación en el mismo; por tanto, su uso para fines diferentes está prohibido.

 

 

  • Durante de la relación contractual: La Escuela almacenará los Datos Personales e información obtenida del proceso de selección de los empleados en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos.

 

El uso de la información de los empleados para fines diferentes a la administración de la relación contractual está prohibido por La Escuela. El uso diferente de los Datos Personales de los empleados solo procederá por orden de autoridad competente, siempre que en ella radique tal facultad. Corresponderá a la Dirección evaluar la competencia y eficacia de la orden de la autoridad competente, con el fin de prevenir una cesión no autorizada de Datos Personales.

 

  • Después de terminada la relación contractual: Terminada la relación contractual, cualquiera fuere la causa, La Escuela procederá a almacenar los Datos Personales obtenidos del proceso de selección y documentación generada en el desarrollo de la relación contractual, en un archivo central, sometiendo tal información a medidas y niveles de seguridad altas, en virtud de la potencialidad de que la información pueda contener Datos Personales sensibles.

 

La Escuela tiene prohibido ceder tal información a terceras partes, pues tal hecho puede configurar una desviación en la finalidad para la cual fueron entregados por Datos Personales por sus Titulares. Lo anterior, salvo autorización previa y escrita que documente el consentimiento por parte del Titular del Dato Personal.

 

  • Tratamiento de Datos Personales de Proveedores: La Escuela solo recabará de sus proveedores los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar. Cuando se le exija a La Escuela por naturaleza jurídica la divulgación de datos del proveedor persona física consecuencia de un proceso de contratación, ésta se efectuará con las previsiones que den cumplimiento a lo dispuesto en esta Política y que prevengan a terceros sobre la finalidad de la información que se divulga.

 

La Escuela recolectará de sus proveedores los Datos Personales de los empleados de éste, que sean necesarios, pertinentes y no excesivos, que por motivos de seguridad deba analizar y evaluar, atendiendo las características de los servicios que se contraten con el proveedor.

 

Cuando el La Escuela entregue Datos Personales de sus empleados a sus proveedores, estos deberán proteger los Datos Personales suministrados, conforme lo dispuesto en esta Política. La Escuela verificará que los datos solicitados sean necesarios, pertinentes y no excesivos respecto de la finalidad que fundamente la solicitud de acceso a los mismos.

 

  • Tratamiento de Datos Personales en procesos de contratación: Los terceros que, en procesos de contratación, alianzas y acuerdos de cooperación con La Escuela, accedan, usen, traten y/o almacenen Datos Personales de empleados de La Escuela y/o de terceros relacionados con dichos procesos contractuales, adoptarán en lo pertinente lo dispuesto en esta Política, así como las medidas de seguridad que le indique La Escuela según el tipo de Dato Personal tratado.

 

Para tal efecto La Escuela verificará que los datos solicitados sean necesarios, pertinentes y no excesivos respecto de la finalidad del tratamiento.

 

  • Tratamiento de Datos Personales relacionados con usuarios o clientes: La Escuela solo recabará de sus usuarios y clientes los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de permitir el acceso a La Escuela y la prestación de determinados servicios. Cuando se le exija a La Escuela por naturaleza jurídica la divulgación de datos de usuarios o clientes, ésta se efectuará con las previsiones que den cumplimiento a lo dispuesto en esta Política y que prevengan a terceros sobre la finalidad de la información que se divulga.

 

Cuando La Escuela entregue Datos Personales de sus clientes o usuarios, estos deberán proteger los Datos Personales suministrados, conforme lo dispuesto en esta Política. La Escuela verificará que los datos solicitados sean necesarios, pertinentes y no excesivos respecto de la finalidad que fundamente la solicitud de acceso a los mismos.

 

 

  1. PROHIBICIONES

 

En desarrollo de esta política de tratamiento de Datos Personales, se establecen las siguientes prohibiciones y sanciones como consecuencia de su incumplimiento.

 

  • La Escuela prohíbe el acceso, uso, gestión, cesión, comunicación, almacenamiento y cualquier otro tratamiento de Datos Personales de carácter sensible sin autorización de La Escuela.

 

El incumplimiento de esta prohibición por parte de los empleados de La Escuela será considerado como falta grave, que podrá dar lugar a la terminación de la relación laboral. Lo anterior, sin perjuicio de las acciones legales a que haya lugar.

 

El incumplimiento de esta prohibición por parte de los proveedores que contraten con La Escuela será considerado como causa grave para dar terminación al contrato, sin perjuicio de las acciones a que haya lugar.

 

En los contratos con los proveedores, donde el objeto contratado tenga relación con Datos Personales, se pactará una previsión en relación con los perjuicios que se pueden llegar a ocasionar a La Escuela como consecuencia de la imposición de multas, sanciones operativas, entre otras, por parte de las autoridades competentes y como consecuencia del obrar imprudente y negligente del proveedor.

 

  • La Escuela prohíbe la cesión, comunicación o circulación de Datos Personales, sin el consentimiento previo, escrito y expreso del Titular del dato o sin autorización de La Escuela. La cesión o comunicación de Datos Personales deberá ser inscrita en el registro central de Datos Personales de La Escuela y contar con la autorización del custodio de la base de datos.

 

  • La Escuela prohíbe a los destinatarios de esta Política cualquier tratamiento de Datos Personales que pueda dar lugar a alguna de las conductas descritas en la ley de delitos informáticos 1273 de 2009. Salvo que se cuente con la autorización del Titular del dato y/o de La Escuela, según el caso.

 

  • La Escuela prohíbe el tratamiento de Datos Personales de niños y adolescentes menores de edad, salvo autorización expresa de sus representantes legales, con excepción de aquellos casos en los que, por Ley o disposición normativa complementaria, así se exija. En todo tratamiento que se llegare a hacer respecto de los datos de los menores, se deberán asegurar los derechos prevalentes que la Constitución Política reconoce a estos, en armonía con el Código de la Infancia y la Adolescencia.

 

 

  • TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS

 

Está prohibida la transferencia de Datos Personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entienden países seguros aquellos que cumplan con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

De manera excepcional se podrán realizar transferencias internacionales de datos por La Escuela cuando:

 

  • El Titular del dato haya otorgado su autorización previa, expresa e inequívoca para realizar la transferencia.
  • La transferencia sea necesaria para la ejecución de un contrato entre el Titular y La Escuela como Responsable y/o Encargado del tratamiento.
  • Se trate de transferencias bancarias y bursátiles acorde con la legislación aplicable a dichas transacciones.
  • Se trate de transferencia de datos en el marco de tratados internacionales que hagan parte del ordenamiento jurídico colombiano.
  • Transferencias legalmente exigidas para salvaguardar un interés público.

 

Al momento de presentarse una transferencia internacional de Datos Personales, previo envío o recepción de estos, La Escuela suscribirá los acuerdos que regulen en detalle las obligaciones, cargas y deberes que surgen para las partes intervinientes.

 

Los acuerdos o contratos que se celebren deberán atender lo dispuesto en esta Política, así como en la legislación y jurisprudencia que fuera aplicable en materia de protección de Datos Personales.

 

Corresponderá a La Escuela aprobar los acuerdos o contratos que conlleven una transferencia internacional de Datos Personales, atendiendo como directrices los principios aplicables y recogidos en esta Política. Así mismo le corresponderá hacer las consultas pertinentes ante la Superintendencia de Industria y Comercio para asegurar la circunstancia de “país seguro” en relación con el territorio de destino y/o procedencia de los datos.

 

 

  • ROLES Y RESPONSABILIDADES EN EL CUMPLIMIENTO DE LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES.

 

La responsabilidad en el adecuado tratamiento de Datos Personales al interior de La Escuela está en cabeza de todos sus empleados y administradores.

 

En consecuencia, al interior de La Escuela se deberán adoptar las reglas y procedimientos para la aplicación y cumplimiento de la presente Política, dada su condición de custodios de la información personal contenida en los sistemas de información de La Escuela. En caso de duda respecto del tratamiento de los Datos Personales, se acudirá a La Escuela para que indique la directriz a seguir, según el caso.

 

 

  • TEMPORALIDAD DEL DATO PERSONAL

 

En el tratamiento de Datos Personales que realiza La Escuela, la permanencia de los datos en sus sistemas de información estará determinada por la finalidad de dicho tratamiento. En consecuencia, agotada la finalidad para la cual se recolectaron los datos, La Escuela procederá a su destrucción o devolución, según el caso, o bien a conservarlos según lo dispuesto en la ley, adoptando las medidas técnicas que impidan un tratamiento inadecuado.

 

 

  1. MEDIDAS DE SEGURIDAD

 

En el tratamiento de los Datos Personales objeto de regulación en esta Política, La Escuela adoptará medidas de seguridad físicas, lógicas y administrativas, las cuales se clasifican en nivel alto, medio y bajo, conforme el riesgo que pueda derivar de la criticidad de los Datos Personales tratados.

 

En desarrollo del principio de Seguridad de los Datos Personales La Escuela adoptará una directriz general sobre estas medidas, que serán de obligatorio acatamiento por parte de los destinatarios de esta Política.

 

Es obligación de los destinatarios de esta Política informar a La Escuela cualquier sospecha que pueda implicar una violación a las medidas de seguridad adoptadas por La Escuela para proteger los Datos Personales confiados a ella, así como cualquier tratamiento inadecuado de los mismos, una vez tengan conocimiento de esta situación.

 

En estos casos, La Escuela comunicará a la autoridad de control tal situación y procederá a gestionar el respectivo incidente de seguridad respecto de los Datos Personales, con el fin de establecer las repercusiones jurídicas del mismo, sean estas a nivel penal, laboral, disciplinario o civil.

 

 

  • PROCEDIMIENTOS Y SANCIONES

 

 

La Escuela comunica a los destinatarios de esta Política el régimen de sanciones previsto por la Ley 1581 de 2012 en su artículo 23, que materializa los riesgos que se asumen por un indebido tratamiento de Datos Personales:

 

“ARTICULO 23. Sanciones. La Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones:

 

  1. a) Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó.

 

  1. b) Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses. En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar.
  2. c) Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  3. d) Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles.”

La notificación de cualquier procedimiento de investigación por parte de cualquier autoridad, relacionado con el tratamiento de Datos Personales, deberá ser comunicada de manera inmediata a La Escuela, con el fin de tomar las medidas tendientes a defender el accionar de la entidad y evitar la imposición de las sanciones previstas en la legislación colombiana, en particular las consignadas en el Título VI, Capitulo 3 de la ley 1581 de 2012 antes descritas.   

 

 

  • ENTREGA DE DATOS PERSONALES A AUTORIDADES

 

Cuando las autoridades del Estado soliciten a La Escuela el acceso y/o entrega de Datos Personales contenidos en cualquiera de sus bases de datos, se verificará la legalidad de la petición, la pertinencia de los datos solicitados en relación con la finalidad expresada por la autoridad, y se documentará la entrega de la información personal solicitada previendo que la misma cumpla con todos sus atributos (autenticidad, confiabilidad e integridad), y advirtiendo el deber de protección sobre estos datos, tanto al funcionario que hace la solicitud, a quien la recibe, así como a la entidad para la cual estos laboran. Se prevendrá a la autoridad que requiera la información personal, sobre las medidas de seguridad que aplican a los Datos Personales entregados y los riegos que conlleva su indebido uso e inadecuado tratamiento.

 

 

  • RESTRICCIONES EN EL USO DE ESTA POLÍTICA

Esta Política es para uso exclusivo de La Escuela, por tanto, está prohibida su copia, reproducción, distribución, cesión, publicación, traducción y cualquiera otro uso por persona distinta a La Escuela y su equipo de trabajo.